Se sua empresa emite documentos fiscais eletrônicos, fique atenta a essa nova realidade fiscal: a partir de 1º de maio de 2025, os órgãos públicos passarão a armazenar os arquivos XML por 11 anos. Isso representa um movimento significativo em direção à rastreabilidade e à preservação dos dados fiscais a longo prazo.
Nesse artigo, explicaremos o que muda com este ajuste, o que continua valendo para os contribuintes e como sua empresa pode buscar como medida de segurança jurídica.
A Receita Federal, os Estados e o Distrito Federal estabeleceram uma diretriz que amplia o período de armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos (DF-e) para 132 meses, ou seja, 11 anos.
A nova regra entrou em vigor a partir de 1 de maio de 2025, através do Ajuste SINIEF Nº2/2025 publicado recentemente.
Para informações adicionais, consulte a íntegra do Ajuste, clicando aqui.
Esta regra se aplica para os principais documentos eletrônicos emitidos pelas empresas:
Não.
O prazo de prescrição tributária previsto no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN) continua sendo de 5 anos, e esse continua sendo o período de guarda legalmente exigido das empresas.
No entanto, há um ponto essencial a considerar:
"Recomenda-se que as empresas também arquivem seus XMLs dos documentos fiscais pelo mesmo período dos Órgãos Públicos conforme novo ajuste SINIEF nº 2/2025, como medida de segurança jurídica, especialmente para eventuais fiscalizações ou litígios que ultrapassem os 5 anos previstos no CTN."
Esta recomendação encontra respaldo com base nas seguintes circunstâncias :
Cada Unidade Federada poderá definir a tecnologia e a mídia de armazenamento dos Documentos Fiscais Eletrônicos desde que respeitado o prazo mínimo de 11 anos. Por isso, é fundamental acompanhar as novas definições e manter sua empresa em compliance.
A Migrate está acompanhando de perto esse novo cenário. Em breve, lançaremos um serviço de armazenamento estendido, voltado a empresas que desejam manter seus documentos eletrônicos por 11 anos com total segurança.
Essa é uma solução pensada para negócios que valorizam a prevenção, a conformidade e a tranquilidade fiscal.
A ampliação do prazo de retenção dos Documentos Fiscais Eletrônicos DF-e reflete a relevância cada vez maior das informações fiscais para o controle e a conformidade tributária.
Ainda que a alteração mencionada refere-se exclusivamente à guarda dos documentos fiscais eletrônicos pelo Fisco, não implicando na modificação do prazo de prescrição das obrigações tributárias, que permanece fixado em 5 (cinco) anos. Todavia, a guarda dos documentos fiscais eletrônicos por um período maior é uma medida de segurança frente a eventuais fiscalizações, auditorias, litígios tributários e revisões que possam ultrapassar o prazo de 5 anos previsto no Código Tributário Nacional (CTN).
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