Documentos fiscais são onipresentes no dia a dia das empresas. Eles são necessários para todas as vendas e até algumas movimentações que não geram faturamento. No entanto, o preenchimento dos campos da nota fiscal eletrônica é uma dor de cabeça.
A emissão de nota fiscal eletrônica exige muito cuidado, pois erros são multados pela fiscalização e podem atrapalhar muito as operações.
Para ajudar você com essa questão importante, vamos mostrar os requisitos fundamentais para emitir os documentos corretamente. Acompanhe-nos e tire todas as suas dúvidas.
O certificado digital é uma assinatura eletrônica da empresa com validade jurídica. Ela serve para que, de forma segura e autêntica, um negócio assine documentos digitais, envie declarações ao Fisco e também faça a emissão de nota fiscal eletrônica.
Durante o processo, a certificação é solicitada em dois momentos:
A emissão de nota fiscal eletrônica não pode ter erros para que se consiga finalizar o processo. Pois isso geralmente não permite que o processo seja terminado.
Outro motivo para não cometer erros são as multas fiscais.
Agora, vamos mostrar os principais campos e como preenchê-los.
A mercadoria tem de ser descrita da forma mais simples e detalhada possível, facilitando o entendimento.
A tabela da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) apresenta um código para cada tipo de produto comercializado no país. Então, é preciso consultá-la e encontrar o que se encaixa perfeitamente aos produtos.
A Classificação Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é o número que identifica a transação de um documento fiscal. Basta ver se a descrição está de acordo com a operação feita e utilizar o número correspondente.
A unidade é a forma de medir o produto. Por exemplo, na venda de mercadoria precificada por metros, a unidade é o metro.
Representa a quantidade de unidades de medidas que fazem parte da operação, como dois ou três metros.
É uma tabela que tem por finalidade identificar qual a procedência de uma mercadoria e como a mesma será tributada.
O código também auxilia na fiscalização, conferência e cálculo correto de ICMS através dos softwares.
As seguintes informações sobre o frete da mercadoria são obrigatórias:
Além de tributos como ICMS e ST, a emissão de nota fiscal pode exigir, ainda, o cálculo e preenchimento de Pis, Cofins e IPI. O que dirá como calculá-los e preenchê-los, além do regime tributário, serão os próprios produtos e a natureza de suas operações.
Por isso, é ideal nesse momento, em caso de dúvida, agir junto ao contador para que nenhum erro fiscal seja cometido.
São dados para os quais não há campos específicos de preenchimento, como a concessão de créditos fiscais na nota para o destinatário.
Quanto a isso, há o campo de informações importantes aos envolvidos e outro de interesse do Fisco. Então, quando houver informações adicionais, é preciso identificar se dizem respeito apenas às empresas, como o número de um pedido de compra que está sendo atendido, ou se é de interesse dos órgãos públicos também.
Existe ainda o emissor de NF-e gratuito e público. Porém, já foi anunciada a sua descontinuidade. Ou seja, ele não será mais atualizado.
Sendo assim, ele parará de funcionar em breve, quando ocorrer qualquer atualização de sistemas relativa a procedimentos ou banco de dados do Sped.
Além disso, é uma ferramenta muito limitada e que não ajuda na gestão dos documentos.
Por isso, a melhor decisão é contar com um emissor que tenha todos os recursos necessários e ainda auxilie no gerenciamento das notas.
Com a descontinuação do emissor gratuito, a melhor opção para as empresas continuarem produzindo suas notas são os softwares. A boa notícia é que esses sistemas otimizam a rotina da empresa, pois funcionam como uma ampla plataforma para administrar os documentos fiscais. Quer entender como isso pode ajudar seus negócios? Confira as principais funcionalidades a seguir!
Realizar o preenchimento da nota fiscal consome tempo. Além disso, como existe uma grande quantidade de informações a ser inserida, comumente acontecem erros de digitação que atrasam o dia a dia.
Softwares como o InvoiCy automatizam a inserção de informações pertinentes. Os campos que informam sobre a empresa emissora são definidos automaticamente. Também é possível escolher entre os clientes já informados como destinatários para não redigitar todos os dados. As demais lacunas contam com opções de preenchimento e basta que o profissional escolha a mais adequada.
As notas fiscais são uma segurança para clientes e fornecedores, além de comprovarem que a empresa está operando legalmente. Por isso, existem tempos de guarda preestabelecidos, sendo necessário, muitas vezes, realizar a apresentação do documento ou consultá-lo.
No entanto, organizar, guardar e encontrar os papéis é um grande trabalho. O software armazena e ordena todas as notas já emitidas. Assim, para encontrá-las ou referenciá-las em outras notas, basta uma busca rápida no sistema e todas as informações estarão lá.
Muitos se preocuparam com a descontinuação do emissor gratuito de notas fiscais. Mas a verdade é que os softwares que substituem esse sistema agregam muitas vantagens a empresa. Adquirir um programa como esse proporciona muitos benefícios, confira alguns abaixo!
Um profissional demora um tempo significativo para inserir as informações nos campos da nota fiscal eletrônica. O sistema automatizado realiza essa tarefa em segundos. Tudo isso sem erros, diminuindo os custos e a demanda de trabalhadores necessários. Assim, uma atividade que antes requeria muitas pessoas e muito tempo na rotina da empresa passa a ser feita com rapidez.
Calcular os tributos corretamente exige atenção e muitas informações. Afinal, errar os valores pode trazer problemas com o Fisco e demais órgãos de fiscalização. Entretanto, os campos da nota fiscal eletrônica que dizem respeito aos tributos são preenchidos automaticamente com o software.
O ambiente digital facilita a manipulação das notas fiscais mesmo após sua emissão. Basta acessar o sistema para acompanhar as informações do documento, consultá-lo, verificar dados e reimprimir.
As facilidades que o software proporciona aos processos de preenchimento dos campos da nota fiscal eletrônica e da emissão do documento otimizam essa rotina da empresa. Assim, é possível ficar em dia com a lei sem precisar de muito tempo e muitos profissionais. Essa atividade, antes demorada e cansativa, passa a ser simples e automatizada.
Compreendeu como as funcionalidades de um software para emitir as notas fiscais auxiliam o seu negócio? Quer conhecer uma solução completa para automatizar esse processo na sua empresa? Entre em contato conosco, temos uma ferramenta completa, que vai aumentar a eficiência do processo fiscal em sua empresa!